1С:Аренда и управление недвижимостью

 

Функциональные возможности конфигурации "1С:Аренда и управление недвижимостью"

Подробное описание функционала программы "1С:Аренда и управление недвижимостью"

Описание возможностей модуль "Аренда и управление недвижимостью" для "1С:Бухгалтерия 8" (ZIP, 61Кб)

Описание возможностей модуль "Аренда и управление недвижимостью" для "1С:Управление производственным предприятием" (ZIP, 713Кб)

Стоимость

  Продукт «1С:Аренда и управление недвижимостью» реализует полный цикл расчетов с арендаторами и обеспечивает решение задач бухгалтерского, управленческого, юридического и административного учета. Позволяет эффективно управлять недвижимостью. Продукт автоматизации аренды разработан на последней версии технологической платформы «1С:Предприятие 8», в основе лежат типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление производственным предприятием».

Программа предназначена для предприятий, оказывающих услуги по аренде помещений и управления недвижимостью: девелоперам, управляющим компаниям, собственникам коммерческой недвижимости (торговых центров, офисов, рынков, выставочных площадей, складов и т.п.).

Одним из наиболее результативных способов повышения эффективности управления объектами недвижимости является снижение издержек в операциях по документообороту, автоматизация процессов оказания услуг аренды и процессов эксплуатации объектов. Это позволяет компании снизить время обычных рутинных операций по оформлению документов, ориентировать специалистов по аренде и эксплуатации на более важную работу, сократить сроки заключения договоров и дополнительных соглашений, оптимизировать механизмы контроля начисления и оплаты арендных площадей, усовершенствовать систему эксплуатации объектов, сделать процесс управления недвижимостью прозрачным и управляемым.

Продукт содержит набор подсистем, которые в совокупности обеспечивают комплексное управление объектами недвижимости, включая решение задач бухгалтерского,управленческого, юридического и административного учета:

  • Ведение реестра объектов недвижимости, интеграция с графическими планами размещения, автоматическая генерация объектов в информационной базе на основе плана размещения;
  • Учет первичных документов по договорам аренды, использование произвольных шаблонов в формате Microsoft ® Word ® для печати документов, формирование графической отчетности по площадям;
  • Управление расчетами с арендаторами, автоматическое формирование документов по начислению платежей, разделение услуг на постоянные и тарифицируемые;
  • Управление эксплуатацией объектов недвижимости: обеспечение процессов по обслуживанию, плановому и текущему ремонту объектов недвижимости, обработке заявок на обслуживание.

Основные возможности программы «1С:Аренда и управление недвижимостью»

Управление реестром объектов недвижимости

  • Ведение иерархического справочника объектов недвижимости с широким набором характеристик и возможностью добавления произвольных характеристик; все введенные характеристики в дальнейшем могут использоваться для группировок и отборов в отчетах;
  • Простота загрузки планировок объектов с помощью сканера (например, на основе плана БТИ);
  • Автоматическое создание объектов недвижимости в базе данных на основе графических планов размещения;
  • Оперативный просмотр размещения объекта на плане;
  • Регистрация произвольных статусов объектов недвижимости на заданный период - свободен, в резерве, на ремонте, арендуется и т.п.;
  • Формирование реестра объектов недвижимости с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам;
  • Формирование графической отчетности с цветовым выделением объектов недвижимости в зависимости от статуса и возможностью произвольного отбора (по свободным площадям, по площадям в ремонте, резерве и т.п.);
  • Возможность привязки объектов недвижимости к ценовым категориям, регистрация цен на услуги с привязкой к ценовым категориям, хранение истории цен.

Управление договорами аренды

  • Учет первичных документов по договорам аренды (Заключение договора аренды, Дополнительное соглашение, Расторжение договора аренды, Акт приема-передачи арендуемых помещений, Акт приема-возврата арендуемых помещений);
  • Возможность разделять арендную плату на постоянную (аренда помещений) и переменную (тарифицируемые услуги) части; 
  • Гибкое управление способами начисления, ставками и тарифами на услуги, хранение истории изменения ставок и тарифов; 
  • Использование произвольных шаблонов на основе Microsoft ® Word ® для печати первичных документов; 
  • Печать графических планов с выделением сдаваемых в аренду объектов в качестве приложений к договорам;
  • Хранение списка телефонных номеров и их привязка к договорам арендаторов;
  • Возможность многократного изменения ставок на услуги в пределах одного договора;
  • Возможность учета аренды "с перерывами";
  • Использование в договорах специальных курсов валют (валютный коридор, курс ЦБ плюс заданный процент, фиксированный курс);
  • Возможность управления договорами субаренды; 
  • Формирование графической отчетности, содержащей планы размещения объектов, с цветовым выделением объектов в зависимости от их статуса и отображением необходимой информации по арендаторам;
  • Проверка занятости и контроль превышения общей площади объекта при создании нового договора аренды;
  • Возможность сдавать один объект в аренду нескольким арендаторам;
  • Групповая пролонгация и расторжение договоров аренды с возможностью отбора по заданным характеристикам; 
  • Формирование реестра договоров аренды с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам.

Управление взаиморасчетами по аренде

  • Гибкая настройка детализации взаиморасчетов с арендаторами: по договорам, периодам оплаты, объектам, услугам, счетам;
  • Автоматический расчет арендной платы в соответствии со способами начисления, валютой и ставками, заданными в договоре;
  • Расчет аренды за неполный период. Возможность расчета как по фактическому количеству дней в указанном периоде, так и на основании "среднего месяца";
  • Расчет оплаты за тарифицируемые услуги с учетом показаний счетчиков, возможность распределения показаний счетчика по нескольким объектам либо арендаторам;
  • Расчет оплаты за телефон с учетом номеров, числящихся по договору контрагента;
  • Учет залоговых (депозитных) платежей;
  • Расчет суммы пеней по различным алгоритмам;
  • Ведение расчетов с собственниками объектов недвижимости по агентской схеме;
  • Пакетное формирование и печать документов по начислению арендной платы с возможностью отбора по различным критериям;
  • Отчетность по взаиморасчетам с арендаторами с расшифровкой по документам, периодам, услугам и объектам аренды;
  • Возможность печати документов по аренде (счетов, актов и счетов-фактур) как в сводной форме, так и с детализацией по объектам и/или услугам;
  • Отчет об эффективности использования площадей с расчетом коэффициента полезного использования и величины финансовых потерь от простоя объектов;
  • Анализ продаж с необходимой детализацией и группировкой данных;
  • Планирование платежей по аренде, проведение план-фактного анализа.

Управление эксплуатацией объектов недвижимости

  • Планирование мероприятий по техническому обслуживанию объектов недвижимости (плановый и текущий ремонт, регламентные работы и т.п.)
  • Оформление и контроль заявок на обслуживание;
  • Хранение смет по материалам и работам на проведение мероприятий по техническому обслуживанию;
  • Учет фактических затрат на эксплуатацию;
  • Учет услуг подрядных организаций по выполнению техобслуживания;  
  • Ведение истории мероприятий по техобслуживанию;
  • Планирование и проведение план-фактного анализа затрат на эксплуатацию.
В начало >>

 

 

Автоматизация арендной деятельности состоит из трех задач: учет договоров аренды, взаиморасчеты по аренде, учет эксплуатации объектов аренды. Рассмотрим более подробно возможности программы на каждом из этапов.

Заключение договора аренды

Документ «Заключение договора аренды» предназначен для регистрации различных договоров аренды, а так же для занесения в базу информации о сроках и условиях, на которых объекты сданы в аренду.

В документе указываются основные условия договора аренды:

  • Организация-арендодатель
  • Арендатор
  • Договор аренды
  • Срок действия договора аренды

Договор аренды предусматривает переменную и постоянную составляющую.

В программе предусмотрена возможность выбора различных сроков аренды (не выходящих за границы срока договора в целом) для различных объектов аренды или различных видов дополнительных услуг. Для этого в табличные части документа добавлены реквизиты «Дата начала срока аренды» и «Дата окончания срока аренды».

Учет депозитов.

Если при заключении договора аренды арендатор оплачивает депозит (залог), необходимо установить флажок «Учитывать депозит». В этом случае, станут доступны поля, необходимые для расчета суммы депозита. В программе предусмотрено два способа расчета депозита: «Фиксированнаясумма» и «Сумма оплаты последнего периода аренды». Если выбран способ расчета «Фиксированная сумма», то в поле «Сумма депозита» пользователь самостоятельно указывает требуемую сумму депозита. Если выбран способ расчета «Сумма оплаты последнего периода аренды», то при нажатии кнопки «Рассчитать» сумма депозита рассчитывается автоматически.

Из формы документа можно распечатать счет на оплату депозита. Для этого в подменю «Печать» необходимо выбрать пункт «Счет на оплату депозита».

Учет пени.

В программе предусмотрено два способа автоматического расчета пени: «Фиксированной суммой» и «Пропорционально сумме и сроку долга».

Если выбран способ расчета «Пропорционально сумме и сроку долга», программа будет автоматически рассчитывать сумму и количество дней задолженности арендатора в документе «Счет на аренду» или «Начисление пени» (подробнее смотрите в описании документов). Количество просроченных дней оплаты может отсчитываться либо от даты счета на аренду (для этого необходимо установить флажок «Использовать в качестве срока оплаты дату счета за период»), либо от фиксированного дня периода начисления, указанного в поле «Срок оплаты». В последнем случае пользователь дополнительно может указать, будет ли использовать срок оплаты предыдущего периода начисления или текущего. Сумма пени будет рассчитываться по формуле:

Сумма пени = (Ставка пени) * (Сумма долга) * (Количество дней просрочки),

В случае способа расчета «Фиксированной суммой», в поле «Ставка пени» пользователь самостоятельно указывает сумму пени и используется формула:

Сумма пени = Ставка пени.

Имеется возможность использовать отсрочку по оплате (в днях). В этом случае необходимо указать число дней отсрочки в поле «Отсрочка по оплате (дней)». Для того, чтобы не учитывать нерабочие дни просрочки при расчете суммы пени, необходимо установить флажок «Учитывать только рабочие дни просрочки».

Схемы планировок помещений

В программе реализована функция создания планировок помещений. В качестве шаблона планировок используется рабочая книга MS Excel Plans.xls. Эта рабочая книга содержит макросы, облегчающие работу с планировками. Для создания своего шаблона в каталоге Вашей рабочей базы скопируйте файл Plans.xls из каталога шаблона конфигурации (файл входит в ькомплект поставки) и переименуйте его по своему усмотрению – например, MyPlans.xls.

Оформление шаблона.

Листы рабочей книги файла-шаблона переименовываются по желанию пользователя, на каждом листе будет в дальнейшем размещена планировка определенной территории (зоны, этажа и т.д.). Не рекомендуется в названиях листов использовать специальные символы и пробел. Для подготовки планов можно использовать отсканированные поэтажные планы БТИ, которые подкладываются в шаблон как фон.

Следующим этапом на планировку следует нанести графические объекты, которые будут соответствовать объектам аренды (наносить на план лестницы, коридоры и проч. не требуется). Эти графические объекты представляют собой автофигуры - замкнутые полилинии.

Для их нанесения следует воспользоваться плавающим меню «Рисование»,которое выводится на экран путем выбора в меню пункта «Вид» - «Рисование». В меню «Рисование» последовательно: Автофигуры – Линии – Полилинии. Более подробно о нанесении и редактировании графических объектов можно посмотреть в справочной системе MS Office.

После нанесения, графические объекты должны быть соответствующим образом поименованы.

Изменение информации об арендной сделке и расторжение договора

Документ «Дополнительное соглашение» предназначен для регистрации информации об изменениях сроков и ставок, на которых объекты сданы в аренду.

Из документа можно напечатать соглашение о пролонгации договора аренды, протокол согласования цены, передаточный акт, поэтажный план в формате MS Excel или встроенную печатную форму в формате MS Word.

Документ может вводиться на основании документа «Заключение договора аренды». Форма документа аналогична форме документа «Заключение договора аренды».

Документ «Расторжение договора аренды» предназначен для регистрации информации о досрочном расторжении договора аренды, а так же о прекращении срока аренды любого из объектов аренды или сроков оказания дополнительных услуг.

Из документа можно напечатать соглашение о расторжении, передаточный акт на возврат или встроенную печатную форму в формате MS Word. Документ может вводиться на основании документа «Заключение договора аренды». Форма документа аналогична форме документа «Заключение договора аренды».

Массовая обработка документов по аренде.Групповые обработки.

Для обеспечение высокой производительности труда персонала, работающего в области заключения договоров и оформления документов, предусмотрена возможность групповых действий (обработок) с набором одннотипных документов.

Ввод однотипных объектов аренды. Обработка предназначена для создания заданного количества одинаковых по характеристикам объектов аренды. 

Групповая пролонгация договоров аренды. Обработка предназначена для формирования пакета документов «Дополнительное соглашение» на продление сроков аренды по указанную дату или на определенный срок.

Групповое расторжение договоров аренды. Обработка предназначена для формирования документов «Расторжение договора аренды» на определенную дату

Аналитика договорных отношений.

Отчеты подсистемы учета договоров построены с использованием схем компоновки данных (далее СКД) и обладают гибкой системой настройки.

Отчет: История объектов аренды

В отчете выводится информация о состоянии объектов аренды за указанный период:

  • Объект аренды
  • Площадь
  • Статус
  • Услуга
  • Ставка
  • Период

Отчет: Реестр объектов аренды. 

В отчете выводится информация о состоянии объектов аренды на конкретную дату:

  • Объект аренды
  • Здание и этаж
  • Площадь
  • Тип объекта
  • Статус
  • Услуга
  • Ставка
  • Свойство
  • Значение свойства

Диаграмма состояний объектов аренды

На диаграмме выводится информация об изменении статусов объектов аренды во времени.

Цветом на диаграмме выделяются различные статусы объектов аренды. Статусы объектов аренды анализируются в разрезе дополнительных услуг.

Пользователь может указать анализируемый период в шапке отчета. В этом случае на диаграмме будут отображены только те объекты и услуги, статус которых действует в заданном пользователем периоде. На закладке «Отбор» пользователь может задать произвольный отбор на объект аренды, услугу и статус. Диаграмма может быть настроена пользователем при помощи встроенного механизма настройки диаграммы Ганта.

Взаиморасчеты по аренде

Снятие показаний счетчика

Документ предназначен для оформления акта снятия показаний счётчиков - тарификаторов по объектам аренды. Может вводиться на основании документа «Заключение договора аренды» или предыдущего документа «Акт снятия показаний счетчика».

Для этого документа определены два вида операций:

  • Показания счетчика;
  • Трафик телефонных номеров.

Вид операции «Трафик телефонных номеров» используется для учета услуг телефонной связи. Вид операции «Показания счетчика» - во всех остальных случаях. В первом случае в табличную часть «Показания» добавляется дополнительное поле «Номер телефона» и трафик указывается для каждого номера отдельно.

Счет на аренду

Документ «Счет на аренду» предназначен для выставления счетов на оплату аренды и дополнительных услуг (вид операции "Оплата аренды"Б) или на оплату пени (вид операции "Оплата пени")за определенный период

Вид операции «Оплата аренды».

В документе предусмотрен автоматический расчет постоянной и переменной части арендной платы по договору.

Алгоритм расчета арендной платы:  Сумма = Ставка * Количество 

Для постоянной части оплаты «Количество» – это площадь объекта аренды или количество дополнительных услуг, влияющих на арендную плату. Если в способе начисления установлен флажок «За объект в целом», то количество будет равно единице.

При расчете арендной платы за неполный период (когда начало или окончание аренды не совпадает с началом или окончанием периода в способе начисления), ставка пересчитывается: Ставка = Ставка * (Число дней аренды) / (Число дней в текущем периоде способа начисления)

Для переменной части перед выставлением счета на аренду необходимо ввести документ «Акт снятия показаний счетчика» с договором и периодом, соответствующим этому счету. Начало периода, указанного в шапке акта, должно совпадать с началом периода, указанного в шапке счета. Сумма услуги, в этом случае совпадает с соответствующей суммой в документе «Акт снятия показаний счетчика». Если для какой-либо услуги, действующей по договору, этот документ не введен, сумма услуги будет считаться нулевой, и она вообще не попадет в табличную часть счета.

Если необходимо выставить счет на авансовый платеж по тарифицируемой услуге, у этой услуги необходимо установить признак «Оплачивается авансом» (см. описание справочника «Номенклатура» выше). В этом случае при автозаполнении услуга попадет в табличную часть, но сумму оплаты пользователь будет вводить самостоятельно.

Если в течение периода начисления на некоторые услуги изменялась ставка (за период начисления созданы документы «Дополнительное соглашение»), то в табличную часть счета попадет столько строк, сколько раз изменялась ставка. При этом будет учитываться период действия ставки.

Вид операции «Оплата пени»

В документе предусмотрен автоматический расчет пени по договору за выбранный период (кнопка «Заполнить»). После этого информация может быть скорректирована пользователем вручную.

Алгоритм расчета пени

Если способ начисления пени - «Фиксированной суммой за период», то сумма пени равна фиксированной сумме, указанной при заключении договора аренды.

Если способ начисления пени - «Пропорционально сумме и сроку долга за период», то Сумма пени = Ставка (в %) * Сумма долга * Количество дней просрочки, где Количество дней прострочки (за период) = Дата начисления пени – (Срок оплаты + Отсрочка по оплате). 

Срок оплаты определяется из договора контрагента. Это может быть либо дата выставления счета за период аренды, либо конкретное число месяца.

Сумма долга = Сумма начисления – Оплаченная сумма.

Если арендатор оплачивал аренду частично, то в табличную часть счета подставится столько строк, сколько раз, производилась оплата аренды с задержкой.

Пример:

По договору, арендатор должен оплачивать аренду до 5-го числа каждого месяца.
01.08.08 – оплата 1000 руб.
всего за аренду 31.08.08 начислено 5000 руб.
Пени начисляются на 01.09.08, ставка пени 0.5 %:
с 06.08.08 по 31.08.08 – долг 4000 руб.
Сумма пени = 4000руб.*0,005*26дней = 520 руб.

Из документа «Счет на аренду» предусмотрена печать счета на оплату – детализированного (по объектам аренды) и сводного.

Начисление арендной платы

Для формирования задолженности арендатора перед арендодателем используется документ "Начисление арендной платы".

Документ может быть введен на основании документа «Счет на аренду» с видом операции «Оплата аренды». В этом случае табличная часть заполняется данными из табличной части счета. Кроме этого, табличная часть может быть заполнена автоматически при помощи кнопок на командной панели.

При проведении документа система анализирует состояние взаиморасчетов по арендным платежам. При этом анализируются все дополнительные аналитики, в разрезе которых ведутся взаиморасчеты (период оплаты, объекты аренды и услуги, счета на аренду). В случае установленного флага «Зачет депозита», в качестве аванса может быть зачтен обеспечительный депозит. В случае, когда этот флаг сброшен, сумма обеспечительного депозита в качестве авансовых платежей не учитывается.

Документ является основанием для ввода документа «Счет-фактура выданный». Для быстрого ввода счета-фактуры можно воспользоваться гиперссылкой в подвале документа.

Начисление пени

Для начисления пени за просроченные платежи используется документ "Начисление пени".

Документ может быть введен на основании документа «Счет на аренду» с видом операции «Оплата пени». В этом случае табличная часть документа заполняется данными из табличной части счета. Кроме этого, табличная часть может быть заполнена автоматически при помощи кнопки «Заполнить» на командной панели.

Документ является основанием для ввода документа «Счет-фактура выданный». Для быстрого ввода счета-фактуры можно воспользоваться гиперссылкой в подвале документа.

Массовая обработка документов по взаиморасчетам. Групповые обработки.

Групповое выставление счетов. Обработка предназначена для группового формирования документов «Счет на аренду» за выбранный период в количестве, равном количеству действующих на данный момент договоров с арендаторами.

Групповое начисление арендной платы. Обработка предназначена для группового формирования документов «Начисление арендной платы» за выбранный период.

На форме обработки располагается поле для отбора объектов аренды, услуг и арендаторов. Только на выбранные услуги и объекты аренды выбранным арендаторам будут выставлены счета.

Анализ взаиморасчетов по аренде

Отчет по начислениям и выплатам арендной платы.

В отчете приводится информация по взаиморасчетам сарендаторами в разрезе услуг и объектов аренды:

  • Депозит
  • Договор контрагента
  • Объект аренды
  • Площадь
  • Счет на аренду
  • Услуга
  • Долг на начало периода
  • Начислено
  • Оплачено
  • Долг на конец периода

Отчет по расходу на оплату коммунальных услуг

Отчет позволяет получить сведения о расходах на оплату коммунальных услуг:

  • Контрагент
  • Договор контрагента
  • Номер телефона
  • Объект аренды
  • Услуга
  • Период оплаты
  • Ставка
  • Количество
  • Сумма

Планируемые поступления денежных средств

Отчет позволяет получить сведения о планируемых поступлениях денежных средств:

  • Контрагент
  • Договор контрагента
  • Организация
  • Период планирования
  • Периодичность сценария
  • Сценарий планирования
  • Сумма

План-фактный анализ поступления денежных средств

Отчет предназначен для анализа исполнения планов по поступлению денежных средств за определенный период времени:

  • Организация
  • Контрагент
  • Договор контрагента
  • Сценарий планирования
  • Период оплаты
  • Периодичность
  • Сумма
  • План
  • Факт
  • Отклонение
В начало >>

Стоимость

Наименование Цена (руб)
1С:Предприятие 8. Аренда и управление недвижимостью на базе "1С:Бухгалтерия 8" 30 000 руб
 

Если ранее на предприятии уже была приобретена и установлены программы "1С:Бухгалтерия предприятия 8" или "1С:Управление производствннным предприятием 8" для работы программы достаточно риобрести модуль "Аренда и управление недвижимостью"

Наименование Цена (руб)
Модуль "Аренда и управление недвижимостью" для "1С:Бухгалтерия 8" (дополнение к типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 8".) 21 000 руб
Модуль "Аренда и управление недвижимостью" для "1С:Управление производственным предприятием 8" (дополнение к типовой конфигурации "1С:Управление производственным предприятияем 8".) 27 000 руб
 

Для расширения количества рабочих мест пользователи "1С:Аренда и управление недвижимостью" могут приобрести необходимое количество дополнительных многопользовательских лицензий на конфигурацию, на платформу "1С:Предприятие 8.0".

Наименование Цена (руб)
1С:Предприятие 8. Аренда и управление недвижимостью, клиентская лицензия на 1 рабочее место
6 300 руб
1С:Предприятие 8. Аренда и управление недвижимостью, клиентская лицензия на 5 рабочих мест 21 600 руб
1С:Предприятие 8. Аренда и управление недвижимостью, клиентская лицензия на 10 рабочих мест 41 400 руб
1С:Предприятие 8. Аренда и управление недвижимостью, клиентская лицензия на 20 рабочих мест
68 400 руб
1С:Предприятие 8. Аренда и управление недвижимостью, клиентская лицензия на 50 рабочих мест
144 000 руб
1С:Предприятие 8. Аренда и управление недвижимостью, клиентская лицензия на 100 рабочих мест
216 000 руб
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 1 рабочее место
6 300 руб
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест 21 600 руб
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест 41 400 руб
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест 78 000 руб
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест 187 200 000 руб
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 100 рабочих мест 360 000 руб