Особенности автоматизации учета в ТСЖ

  Как все мы знаем, самая болезненная реформа последних десятилетий – это реформа ЖКХ. Государство, пытаясь избавиться от затрат по содержанию жилого фонда, постоянно меняет законодательство. Последние кардинальные шаги были предприняты в 2005 году, когда был введен в действие Жилищный Кодекс (ЖК). Государство практически полностью самоустранилось от участия в содержании и финансировании жилого фонда и передало власть в управление собственникам. В связи с этим, в последние несколько лет, резко увеличилось количество ТСЖ (Товарищество собственников жилья).
 

Учет в ТСЖ. Характерные особенности.

  • Ведение большого количества лицевых счетов: по каждой квартиренеобходимо отслеживать достаточно большой объем разнообразной информации. Это адрес, характеристики помещения, данные о собственниках и проживающих, какие услуги и льготы необходимо предоставить проживающим, какие счетчики установлены, состояние лицевого счета и т.д.
  • По коммунальным услугам ТСЖ выступают в роли посредника между поставщиком услуги и большим количеством жильцов. Поэтому необходимо отслеживать, сколько заплачено поставщику и сколько собрано с жильцов.
  • Учет в ТСЖ оплат жильцов на разные цели: необходимо отслеживать платежи по каждой позиции в квитанции, т.к. у каждой позиции может быть свой поставщик услуги. При разнесении оплаты, необходимо разбивать полученную сумму по начислениям за период.
  • Учет заявок от жильцов на выполнение различных работ: необходимо вести учет принятых заявок и отслеживать их выполнение.
  • Учет расчетов за оказанные услуги, не входящие в квартплату. Необходимо получать информацию кому, какие услуги были оказаны, и сколько за них заплачено.
  • Ввиду того, что по ЖК решения о платежах и сборах должны приниматься жильцами на общем собрании, не всегда есть возможность собирать необходимые средства. Поэтому возникает необходимость отслеживать лимиты по смете, утвержденной собранием жильцов. Так же должна быть информация, сколько собрано средств, сколько еще необходимо собрать в течение какого-то времени, и сколько должников.
  • И непосредственно сам бухгалтерский учет.
 

Автоматизация учета в ТСЖ

Зачастую всю эту работу приходится выполнять одному человеку – бухгалтеру. И если дом достаточно большой, то получается колоссальный объем рутинной работы. Таким образом, появилась необходимость автоматизировать процессы учета в ТСЖ и расчета квартплаты. Существующие на сегодняшний день конфигурации условно можно разделить на три группы:

  • Решения, предназначенные для расчета квартплаты и ведения бухгалтерского учета;
  • Решения, предназначенные только для расчета квартплаты;
  • Узкоспециализированные программы, решающие очень узкий круг задач.

Третья группа - самая многочисленная. Это узкоспециализированные программы, решающие очень ограниченный ряд задач. Большая часть из них на сегодняшний день практически не поддерживается разработчиком. В данной статье мы не будем останавливаться на них, так как нашей задачей является дать общее представление о возможностях автоматизации учета в ТСЖ, и в общем, на предприятиях сферы ЖКХ.

Рассмотрим, что представляют собой первые две группы.

 

Решения для расчета квартплаты и ведения бухучета в ТСЖ

Конфигурации этих групп предназначены для начисления и учета коммунальных услуг. Они позволяют автоматизировать работу бухгалтера и свести к минимуму вероятность ошибки. Различаются группы между собой возможностью ведения бухгалтерского учета: в некоторых из решений этого не предусмотрено.

Набор возможностей, предлагаемых разработчиками, не сильно различается. Есть три основные функции, без которых автоматизация становиться ненужной:

1. Учет данных по лицевым счетам: каждая программа содержит список лицевых счетов. В разных конфигурациях может различаться набор реквизитов, отражаемых в лицевом счете, но, в общем, они довольно похожи:

  • Информация о собственниках;
  • Информация о помещениях;
  • Информация по индивидуальным счетчикам;
  • Информация о проживающих;
  • Информация о льготниках;
  • Информация об услугах, подключенных к лицевому счету.

На рисунке представлен лицевой счет из программного продукта "Айлант:Управление ЖКХ 8".

2. Учет начислений по лицевым счетам и счетов поставщиков: с помощью различных отчетов можно получать информацию, сколько и по какой услуге выставлено и оплачено жильцами, и сколько выставлено и оплачено поставщикам.

3. Начисление квартплаты - это учет и распределение оплаты жилищно-коммунальных услуг. Данная функция так же автоматизирована во всех конфигурациях, предназначенных для отрасли ЖКХ.

На рисунке представлена оплата по ЖКУ из программного продукта "Инфокрафт:Расчет квартплаты и бухгалтерский учет".

4. Расчет квартплаты и выписка квитанций - самая трудоемкая операция. Во всех существующий решениях 1С она выполняется автоматически, бухгалтеру требуется лишь выбрать лицевой счет и нажать кнопку "Выполнить". Безусловно, работу по расчету квартплаты можно передавать в ВЦКП (Вычислительный Центр Коллективного Пользования), однако в этом случае не исключена возможность ошибки, вызванная "человеческим фактором".

На рисунке представлено платежное поручение из программного продукта "Айлант:Управление ЖКХ 8".

На сегодняшний день существует более 10 наиболее популярных решений для автоматизации учета предприятий сферы ЖКХ. Они построены как на платформе "1С:Предприятие 8", так и на "1С:Предприятие 7.7". Принципиальных отличий между ними нет, есть лишь небольшие: ведение бухгалтерского учета наряду с расчетом квартплаты, наличие паспортного учета, возможность загрузки данных об оплате из терминалов оплаты ("Экселнет", "Money-Money") и т.д. При выборе программного продукта следует обращать внимание на платформу, наличие необходимого функционала, качество поддержки и стоимость. Вы можете ознакомиться с некоторыми из решений на нашем сайте.

 

Решения, предназначенные для расчета квартплаты и ведения бухгалтерского учета:

Решения, предназначенные ТОЛЬКО для расчета квартплаты с возможностью выгрузки:

   Автор: Кемурджиан Наталья